Complexiteit

Complexiteit is de som van een heleboel eenvoudige kleine problemen.

Dit is een sprekende opstelsom van oplopende complexiteit:

• een puzzel van 1 stuk is al opgelost
• een puzzel van 10 stukjes is gemakkelijk op te lossen
• een puzzel van 100 stukjes is redelijk goed te doen
• een puzzel van 1.000 stukjes vraagt om een gestructureerde aanpak
• een puzzel van 10.000 stukjes kost erg veel tijd om op te lossen
• een puzzel van 100.000 stukjes is niet te doen omdat overzicht ontbreekt.

Complexiteit is de mate van ingewikkeldheid en niet los te zien van competenties van betrokken personen. Zo kan het voorkomen dat wat de één complex vindt, de andere als een routineklus ervaart.

Complexiteit is ook te koppelen aan technologie. De inzet van nieuwe technologie en technieken is vaak complexer dan gebruik maken van standaard of bewezen technologie en technieken.

Complexiteit zie je in (tijdelijke) organisaties, bijvoorbeeld bij projecten.

Externe omstandigheden en tijdsdruk vergroten de complexiteit.

Voorbeelden van remmende krachten:

• bovengemiddelde faalkosten
• hoge opleidings- en trainingskosten
• wordt vaak aangevoerd als excuus voor falen, vooral als iets flink fout gaat
• vertraagt veranderprocessen

Voorbeelden van ondersteunende krachten:

• tevreden klanten
• competente medewerkers
• klanten gunnen jouw organisatie orders omdat je in staat bent een complex product te maken en/of dienst te leveren.

Wat je kunt doen om deze kracht positief te beïnvloeden

Maak jouw eigen leven eenvoudiger. Start zelf met vereenvoudigen. Praat en schrijf vaker in eenvoudige taal. Complexe taal is dikwijls braaftaal. Bedenk elke dag een thema om te vereenvoudigen.

Hak in stukken. Splits complexe zaken in hanteerbare delen. Pak deze onderdelen één voor één aan. Als je kleine stappen zet, is het best te doen.

Accepteer geen smoesjes. Onderzoek of complexiteit als alibi wordt gebruikt om uiteindelijk geen veranderingen door te voeren. Stel dit aan de orde tijdens een teambijeenkomst en vraag hoeveel mensen behoefte hebben aan meer eenvoud.

Laat je team complexiteit verlagen. Start een gesprek met je team omdat je merkt dat de complexiteit de performance van je team negatief beïnvloedt. Begin met het aangeven van je doelstelling: het vereenvoudigen van werkprocessen, procedures, producten en/of diensten. Geef aan wat je de afgelopen maanden waarneemt aan toenemende complexiteit. Benoem wat hiervan de effecten zijn. Zorg dat mensen persoonlijk betrokken raken. Vraag of ze jouw observatie herkennen. Laat hen de volgende vragen beantwoorden en op een geeltje noteren: “Wat ervaar jij als complex? Wat ervaren anderen, zoals leveranciers of klanten, als complex? Welke acties of veranderingen wil jij graag invoeren?”. Schrijf op drie flip-overvellen deze vragen en laat ieder teamlid zijn geeltjes op hierop plakken. Maak van je team drie subgroepen. Geef elke groep één van de vellen en laat hen de antwoorden sorteren op thema en maak een overzicht van de diverse meningen en ideeën. Bespreek te resultaten en maak een actieplan.

Maak werkprocessen eenvoudiger. Maak gebruik van de toolbox die LEAN en Six Sigma biedt. Met bijvoorbeeld een SIPOC krijg je snel door waar complexe zaken eenvoudiger kunnen, c.q. moeten.

Formuleer normen voor eenvoud in je organisatie, richtlijnen over probleemoplossing, besluitvorming, presentaties en rapportage.

Ga voor eenvoudige oplossingen. Vertrouw op wat je weet.

Communiceer regelmatig met je team. Controleer of de complexiteit echt is afgenomen.