Informatie

Informatie

Informatie is alles wat kennis toevoegt en zodoende onwetendheid of onzekerheid vermindert.

Een verzameling informatie wordt ook wel ‘boodschap’ genoemd.

Informatie wordt overgedragen via communicatie.

Gegevens, informatie en kennis

Informatie verwar je snel met begrippen als gegevens of kennis. Hoewel deze begrippen veel met elkaar te maken hebben, zijn ze niet hetzelfde.

• gegevens zijn rauwe feiten of symbolen en worden pas informatie als de gegevens een betekenis of nieuwswaarde hebben voor de ontvanger en de mate waarin onzekerheid wordt opgeheven
• kennis is het persoonlijk vermogen dat iemand in staat stelt om juist te handelen. Kennis is een product dat bepaald wordt door de informatie, ervaring, vaardigheden en attitude waarover een persoon op een bepaald moment beschikt.

Informatie-eisen:

• integriteit: de betrouwbaarheid van de informatie
• kwaliteit: hoe goed de informatie aansluit op de eisen, denk aan de opmaak, welke gegevens in het overzicht voorkomen
• kwantiteit: de hoeveelheid informatie; het is belangrijk om volledige informatie te verstrekken
• tijdigheid: belangrijk om bepaalde informatie op tijd door te geven
• volledigheid: anders kan het voorkomen dat er bepaalde informatie niet wordt weergegeven wat voor de één misschien niet belangrijk is. maar voor de ander kan het juist wel belangrijk zijn
• actueel: dus over hoe de situatie op dit moment is
• controleerbaar: middels een bepaalde procedure
• mate van gedetailleerdheid / overzichtelijkheid: de kunst van het weglaten
• helderheid: kort en krachtig
• relevantie: nodig voor besluitvorming
• beveiligd: toegankelijk en voldoen aan wettelijke (privacy) eisen

Organisatorische informatie:

• interne informatie: zoals salarisgegevens, adresgegevens van klanten of productie-informatie
• externe informatie: in openbare bronnen beschikbaar
• strategische informatie: om doelstellingen van de organisatie en grote investeringen te verantwoorden
• tactische informatie: week-, maand- of kwartaalrapportage  om inzicht te krijgen hoe primaire processen verlopen
• operationele informatie: vastgelegd in bedrijfsroutines en handboeken.

Voorbeelden van remmende krachten:

• ontevreden klanten, medewerkers, management
• geen of slechte besluiten
• onbestuurbaar, onbeheersbaar
• hoge (faal)kosten
• schadeclaims en reputatieschade bij informatiediefstal

Voorbeelden van ondersteunende krachten:

• tevreden klanten en medewerkers
• ondersteunt de besluitvorming, prioritering en besturing
• motiveert management en medewerkers
• geeft nieuwe inzichten
• vormt basis voor continue verbetering, besparingen en risicobeheersing
• betere marktpositie
• goede relatie met bevoegd gezag en omgeving
• betere relatie met financiers
• lagere verzekeringspremies

Wat je kunt doen om deze kracht positief te beïnvloeden

Richt een doelmatige ICT-afdeling in.

Beschik over normen over bedrijfsprocessen. Vergelijk actuele informatie met normen om zo in te grijpen, daar waar noodzakelijk.

Maak informatie overzichtelijk. Vat conclusies samen en visualiseer informatie en route naar doelrealisatie.

Maak mensen verantwoordelijk voor informatie. Stel vast welke medewerkers verantwoordelijk zijn voor het opleveren van informatie.

Bewaak en verbeter de beveiliging en privacy van informatie.

Maak regelmatig back up’s. Toets periodiek de werking van de back up procedure.

Toon voorbeeldgedrag. Laat merken dat informatie belangrijk is om besluiten te nemen. In ieders voordeel. Geef zelf op tijd informatie.