Nakomen afspraken

Nakomen afspraken

Bij afspraak is de spraak afgelopen, tijd om te doen.

Heldere afspraken zijn duidelijk wanneer beide partijen samen begrijpen wat de intenties zijn en beloven hiernaar te handelen.

Afspraken maak je gezamenlijk. Eenzijdig opgelegde maatregelen door een ander, bijvoorbeeld een leidinggevende, heeft niets te maken met afspreken. Dat zijn regels waaraan een medewerker zich moet houden en waar hij het ook oneens mee kan zijn.

Een afspraak is mondeling of schriftelijk: een date of ontmoeting, akkoord, contract, regeling of schikking.

Afspraken en regels

Afspraken maken is wat anders dan regels vaststellen. Regels worden vastgesteld om mensen bepaalde normen en waarden bij te brengen. Deze kunnen soms eenzijdig worden opgelegd. Afspraken zijn wederkerig. Hier hebben beide partijen zich aan te houden want het niet nakomen van een afspraak beperkt de vrijheid van de ander.

Mensen komen dikwijls hun afspraak niet na, omdat ze:

• onvoldoende inzicht hadden wat hun inspanning betekent om de afspraak na te komen
• het moeilijk vinden om voor zichzelf te erkennen dat ze niet aan de afspraak kunnen voldoen
• snel met iets anders bezig zijn
• de verkeerde prioriteiten stellen

Realiseer je dat je tijd van de ander steelt als jij je afspraken niet nakomt of uitstelt.

Onderscheid twee type mensen als het gaat om afspraken maken:

type 1: We spreken af wat we gaan doen. Mensen waar je van op aan kunt, en als een afspraak om één of andere manier niet lukt, krijg je dat op tijd te horen. De voortgangsbewaking ligt bij de ander.

type 2: We spreken af wat we gaan doen en ook wat we gaan doen als het niet lukt en spreken af wie dan welke actie onderneemt. Mensen waar je veel meer afspraken mee moet maken anders gaat het niet gebeuren zoals jullie hebben afgesproken.

Voorbeelden van remmende krachten:

• irritatie en frustratie
• onduidelijkheid
• stress
• ontevreden klanten
• ontevreden medewerkers
• excuusgedrag, “Ik ga mijn best doen, maar ik kan niets beloven…”
• uitstelleritus: mañana, mañana

Voorbeelden van ondersteunende krachten:

• vertrouwen, veilige omgeving
• tevreden klanten
• tevreden medewerkers
• hoge productiviteit
• lage faalkosten
• garantie

Wat je kunt doen om deze kracht positief te beïnvloeden

Spreek af welke signalen worden afgegeven wanneer een afspraak in gevaar komt.

Maak bij een afspraak altijd de afweging of jij je kan houden aan de intenties van de afspraak. Onderzoek of jouw belofte nakomen afhankelijk is van anderen, beschikbaarheid van gegevens, e.d.

Nee zeggen is ook belangrijk. Als je van tevoren inschat dat je een afspraak niet kan nakomen, behandel dan de ander met respect en maak eventueel alternatieve afspraken.

Toon voorbeeldgedrag. Practice what you preach. Ben jij zelf iemand die geregeld zijn afspraken niet nakomt? Jij wordt gekopieerd. Ook jouw houding en gedrag. Hou je aan je afspraken. Het dient het de normaalste zaak van de wereld te zijn dat management en medewerkers hun afspraken nakomen. Dit gedrag is mede bepalend voor het succes van jouw team.

Accepteer geen smoesjes. Wanneer mensen hun afspraken niet nakomen ontstaat er excuusgedrag. Ze leggen uit hoe het komt en zo dat het buiten hun verantwoordelijkheid valt waarom de afspraak niet is nagekomen. Ze geven de ander de schuld: een collega of andere afdeling. Of ze doen het af met: “Oh, … het komt wel goed hoor”. Eigenlijk zeggen ze: “Waar maak jij je zo druk om?” Vraag hen op welke wijze de gemaakte afspraak alsnog nagekomen kan worden.