Planning

Planning

Planning heeft betrekking op het proces om vooraf een inschatting te maken dat doelen gehaald worden door activiteiten, tijd en middelen slim te combineren.

• Een planning omvat een voorspelling van de toekomst en daarbij combineer je een aantal aspecten:
• het doel
• de mogelijkheden om deze verwezenlijken
• een lijst met alle deelactiviteiten die uitgevoerd moeten worden
• een schatting van de tijdsduur voor elke deelactiviteit
• een beschrijving van de volgorde in tijd, het bepalen van de prioriteiten, en de verbanden tussen de activiteiten, begin- en einddata
• een idee over de waarschijnlijkheid van het behalen van het doel en de uitvoering van de activiteiten.
• de besluitvorming
• de uitvoering en eventueel een evaluatie.

Er zijn verschillende soorten planning, zoals:

• order gestuurd: geeft duidelijk inzicht in de doorlooptijd van de orders, maar het kan voorkomen dat er een te grote capaciteit wordt ingepland
• capaciteit gestuurd: heeft tot doel de capaciteit optimal in te zetten. Je mist het overzicht of orders snel genoeg doorstromen.
• doorstroom: planmethode die zich richt zich op leverbetrouwbaarheid
• netwerk: beheersing van order/project die uit een groot aantal deelactiviteiten bestaat

Planning speelt een doorslaggevende rol bij het vermijden van fouten en het herkennen van kansen.

Een goede planning geeft het management informatie over ontwikkelingen op het gebied van producten,  financiën, de externe omgeving zoals markten, concurrentie, gebruikers en regulering. Planning helpt de toekomst te voorspellen, de toekomst tot op zekere hoogte zichtbaar te maken en een brug te slaan tussen het heden en de toekomst.

Planning kent ook zijn toepassing bij:

• signalering en structurering: dwingt de organisatie nauwkeurige waarneming, probleemdefinities en bepaling van oplossingsrichtingen
• oriëntatie: draagt bij tot verruiming van de speelruimte in de toekomst
• framing: verschaft raamwerk waarbinnen de organisatie voor een bepaalde periode strategieën kan ontwikkelen
• coördinatie: houdt rekening met specifieke omstandigheden en onderlinge afhankelijkheden van diverse ontwikkelingen

Voorbeelden van remmende krachten:

• ontevreden klanten
• ad hoc beleid, organiseren bij de waan van de dag
• veel wrijvingsverlies, waaronder ongewenste leegloop
• te hoge kosten
• lage productiviteit
• te lege of volle magazijnen
• boven gemiddeld risicoprofiel

Voorbeelden van ondersteunende krachten:

• doortimmerde strategie, tactiek en operatie
• tevreden klanten
• hoge productiviteit
• optimale capaciteitsbenutting van middelen (mensen, machines, magazijnen)
• hoge flexibiliteit
• tijdige signalering voor afwijkingen
• informatie voor (snelle) besluitvorming
• laag risicoprofiel

Wat je kunt doen om deze kracht positief te beïnvloeden

Maak een plan om je bedrijfsstrategie uit te rollen. Splits je bedrijfsstrategie op in de belangrijkste componenten. Wijs voor elke component een leider aan en laat hen de tactische acties benoemen die nodig zijn om je bedrijfsstrategie te realiseren, inclusief subdoelen, streefdatums en verantwoordelijke personen.

Creëer een succesruimte. Creëer een plek waar je je organisatieplannen toont. Vul de ruimte met symbolen, voorbeelden en uitingen van succes. Zorg dat het een inspirerende plek wordt om plannen te smeden en teamsucces te programmeren. Laat de sensatie van overwinning er voelbaar zijn.

Tactisch

• Maak een plan om resultaten te verbeteren. Verdeel de gegevens in kwartalen en gebruik deze om je team op het juiste spoor te houden.
• Communiceer periodiek het tactisch verbeterplan. Vertel ’t dagelijks, bij werkbesprekingen, op intranet, bij de koffiemachine. Kortom overal waar het kan.
• Maak actielijsten. Sommige mensen vinden tactische plannen te gecompliceerd. Maak voor hen een praktisch ingericht actieplan.

Ken en verlaag de risico’s. Krijg inzicht in potentiële vertragingen. Identificeer waar en welke taken veel risico lopen. Dit kan bijvoorbeeld liggen aan gebrek aan kennis, ervaring of besluitvorming. Neem maatregelen om het risicoprofiel te verlagen.

Ken de organisatiedoelen waar productie aan moet voldoen. Weet als planner wat het doel is van de planning en hanteer daar de juiste prioriteitsregels bij. Bijvoorbeeld: een gelijkmatige orderstroom, korte doorlooptijd, 100% leverbetrouwbaarheid of zo’n hoog mogelijke bezettingsgraad

Hanteer prioriteitsregels om tegemoet te komen aan de organisatiedoelen. Bijvoorbeeld:

• FIFO: First In First Out
• LIF: Last In First Out
• RANDOM: willekeurig starten van orders
• KBE: Kortste Bewerkingstijd Eerst
• LBE: Langste Bewerkingstijd Eerst
• VLE: Vroegste Leverdatum Eerst
• LKE: Lastige Klant Eerst

Pas bij voorkeur een combinatie van planregels toe. Voorbeeld: de KBE regel zorgt voor een snelle gemiddelde doorstroming en met de VLE-regel heb je het minst aantal te late orders.

Gebruik een goed doelmatige planmethode. Kies een goede planhorizon, kies de juiste planningsvorm (order, capaciteit, netwerk, combi), bereken de doorlooptijd, plan orders met afgesproken leverdatum achterwaarts, plan orders met afgesproken aanlevering door de klant voorwaarts, controleer de bezettingsgraad, neem speling in de planning op, plan de knelpunten.

Bewaak het kritieke pad, de reeks taken die de einddatum van een order/ werkopdracht bepaalt. Ken de afhankelijkheden binnen een activiteitenplan en bewaak de volgorde de taken wat betreft op- en aanleverdatum

Informeer betrokkenen periodiek.

Richt voortgangscontrole in. Noodzakelijk om een goede afstemming te houden tussen planning en werkelijkheid. Hanteer één van de 2 basisregels:

• geen bericht = goed bericht of
• geen bericht = slecht bericht.