Regelgeving - procedures

Regelgeving - procedures

Regelgeving bevat directieve kaders, voor het correct implementeren of toepassen van wetgeving.

Een procedure is in het algemeen een reeks instructies die je op volgorde uitvoert.

Veel taken in organisaties worden volgens procedures uitgevoerd. Meer gedetailleerde handelingen worden beschreven in een werkinstructie.

In de informatica omvat een procedure zowel het begrip functie als subroutine.

Voorbeelden van remmende krachten:

• boven gemiddelde faalkosten
• boven gemiddeld risico
• smoort creativiteit
• stroperigheid en bureaucratie

Voorbeelden van ondersteunende krachten:

• efficiënte werkmethode
• kennis is vastgelegd en overdraagbaar gemaakt
• efficiënte werkprocessen en taakverdeling
• transparantere besluitvorming
• voldoen aan wetgeving
• integer handelen, compliance

Wat je kunt doen om deze kracht positief te beïnvloeden

• Vraagt een werkproces om een richtlijn of instructie? Zo ja, overweeg een procedure te maken.
• Werken ze, bieden ze voordeel? Zo niet, verbeter de procedure.
• Worden ze toegepast? Zo niet, doe een appèl op houding en gedrag.

Stel vast welke ongeschreven regels het werkproces frustreren. Overleg met je team welke verbeteringen nodig zijn. Besef wat het nut van elke regel is.

Verminder het aantal procedures. Bepaal welke regels echt nodig zijn. Meestal komen er regels bij, zelden minder. Beslis met welke regels je gaat breken. Communiceer deze, … eventueel met gebak erbij!

Herzie procedures. Geef toe dat ze niet meer toereikend zijn. Stel ook vast welke standaardpatronen nog aan oude procedures kleven. Elimineer deze!

Accepteer geen smoesjes. Aanvaard niet klakkeloos dat problemen door procedures worden veroorzaakt. Vaak een uitvlucht om een schuldige te vinden. Ga er niet van uit dat alles wat je hoort ook klopt. Soms is het de lakse of opstandige houding en gedrag om zich niet aan procedures te houden.

Kijk hoe anderen het doen. Organiseer een bezoek bij een collega organisatie. Kopieer de best practices.

Leg procedures vast volgens de geldende normering (ISO 9001) documentatie; de standaardnaam voor zulke procedures is Standard Operating Procedures (SOP).

Vervang procedures voor waarden en normen. Soms is het effectiever om besluiten te nemen volgens waarden in plaats van het strikt volgen van regels. Je bevordert hiermee flexibiliteit en voorkomt wellicht irritatie bij klanten. Achteraf kun je altijd vaststellen of je met een procedure beter af was geweest.

Documenteer procedures. Stel iemand verantwoordelijk voor de bewaking en documentatie van procedures.

Actualiseer procedures. Bewaak met name procedures waar wetgeving in is opgenomen. Hou het versiebeheer bij.