Samenwerking

Samenwerking

Samenwerking is met een groep mensen een gezamenlijk doel bereiken.

Voor samenwerking is het niet noodzakelijk dat je beste vriendjes bent. Het is wel belangrijk dat je elkaar kunt aanspreken, dat duidelijk is wat er goed gaat en wat minder.

Een goed ingespeeld team heeft weinig woorden nodig. Toch is onderlinge communicatie belangrijk. Een succesvol team maakt vooraf duidelijke afspraken en praat na afloop de gang van zaken door.

De belangrijkste voorwaarde voor succes is elkaar vertrouwen, respecteren en verantwoordelijkheid nemen. Ieder teamlid draagt bij aan goed resultaat. Elkaar helpen is eerder regel dan uitzondering.

Verder is een goede taak- en rolverdeling cruciaal voor het succes van het team. Als ieder teamlid kan doen waar hij of zij goed in is, is succes min of meer verzekerd.

Soms is de teamprestatie minder goed meetbaar. Van een managementteam bijvoorbeeld. Een MT beschikt lang niet altijd over duidelijke en tastbare doelen.

Voorbeelden van remmende krachten:

• wanvertrouwen
• angst voor het conflict, veel of geen overleg omwille van de lieve vrede
• gebrek aan commitment
• vermijden van verantwoordelijkheid
• hogere prioriteit voor persoonlijke dan teamdoelen
• wederzijdse afhankelijkheid, mogelijk tempoverlies
• afname van autonoom handelen
• stress, bovengemiddeld ziekteverzuim
• bovengemiddeld aantal conflicten
• groupthink
• personeelsverloop

Voorbeelden van ondersteunende krachten:

• van elkaar leren, helpen, aanvullen van elkaar en elkaars competenties
• bron van ideeën voor verbetering
• efficiënt en effectief
• hoge productiviteit
• flexibel en creatief
• tevreden teamleden, groepsgevoel met bijbehorende energie, plezier en onderlinge loyaliteit
• hoge veranderbereidheid
• open sollicitaties

Wat je kunt doen om deze kracht positief te beïnvloeden

Stel een teammanifest op. Stel met elkaar richtlijnen op die ervoor zorgen dat het team productief blijft en bepaalt hoe het samenwerkt. Zaken die belangrijk zijn voor de samenwerking, zoals bijvoorbeeld:

• respecteer elkaar
• doe wat je belooft
• ondersteun elkaar
• neem besluiten op basis van consensus
• naar buiten houden we onze mond, naar binnen zeggen we alles tegen elkaar
• we zijn loyaal jegens genomen beslissingen, ook al zijn we het er persoonlijk niet mee eens
• als iemand komt met een idee gaan we daar altijd serieus mee om
• we onthouden ons van bekende ‘spellen’ als het maximeren van schattingen van doorlooptijden en het achterhouden van slecht nieuws

Het teammanifest beschrijft verder de doelstelling van je team, de producten en diensten, de belangrijkste klanten, kwaliteitseisen, prestatie indicatoren, veiligheid, milieu, gezondheid & welzijn, jaar/kwartaal/maandplanning en teamontwikkeling gebaseerd op overtuigingen, normen en waarden.

Gebruik de kracht van de gevarieerde teamsamenstelling. Stel met elkaar vast elk teamlid op zijn eigen wijze bijdraagt aan de doelrealisatie. Richt je team in op basis van teamrollen, zoals bijvoorbeeld die van Belbin:

• voortrekker
• bedrijfsman
• ideeënman
• zorgdrager
• marktverkenner
• monitor
• voorzitter
• groepswerker

Gebruik een fleximatrix om de teamorganisatie te optimaliseren. Maak een compleet overzicht van je team met behulp van de fleximatrix. Analyseer de samenstelling qua leeftijd, inzetbaarheid, teamrol, competenties, verborgen potentieel, motivatoren en persoonlijke omstandigheden.

Zorg dat de teamleden elkaar goed kennen en vertrouwen. Organiseer intensieve kennismakingssessie zodat de teamleden zicht krijgen op elkaars werk, deskundigheid en specifieke competenties. Doe periodiek experimenten om elkaar scherp te houden. Om elkaar weer het herkennen, erkennen en te respecteren. Geef een uitgebreide introductie aan nieuwkomers. Vergroot het onderling vertrouwen door bijvoorbeeld elkaars verhalen te delen. Herken de gezamenlijke normen en waarden authentieke verhalen van je teamleden. Zoek eventueel een externe facilitator om dit belangrijke proces te begeleiden.

Zorg voor heldere werkgebieden. Samenwerken loont als alle teamleden weten wat er te doen staan, afspraken nakomen en elkaar daar ook op aan kunnen spreken.

Bedenk wat de productiviteit is als de samenwerking optimaal is. Oefen met samenwerken. Hou teambuildingssessies en richt je op gewenste houding en gedrag. Simuleer situaties of speel bestaande gebeurtenissen na. Ervaar de verschillen bij echte samenwerking.

Richt je energie vooral op het behalen van prestaties. Zorg dat de aandacht van je teamleden op het resultaat blijft. Doe steeds alsof de prestaties al zijn geleverd. Maak met inspirerende beelden en verhalen passie, wilskracht en doorzettingsvermogen los. Vraag elk teamlid om commitment. Onderzoek zijn drijfveren, ambitie en doel om onderdeel te zijn van jouw team. Welk voordeel krijgt het team met zijn bijdrage? Waardeer naast de inspanning ook prestaties die bijdragen aan het collectief resultaat. Beloon effectief teamgedrag. Zorg ervoor dat teamleden uit vrije wil zich verbinden aan de gezamenlijke teamprestaties. Vaak zie je dan ook mooie win-win situaties van de shared values.

Elke stap die je zet, moet richting gewenste situatie zijn. Start klein, dat maakt niet uit, maar begin. Vraag wie er zin heeft om een idee te ondersteunen en uit te werken.

Versterk de aanspreekvaardigheid van je team. Teamleden die elkaar aanspreken, respecteren elkaar en maken verwachtingen van ieders bijdrage duidelijk. Hierdoor pakken ze hun eigen verantwoordelijkheid. Houd focus op teamdoelen en –normen en gebruik hiervoor het teammanifest als uitgangspunt. Bevorder uitspraken over intenties en onderlinge verwachtingen.

Bevorder commitment. Geef ruimte aan je team om hun ideeën en meningen in te brengen. Gebruik de collectieve wijsheid van je team en besluit op basis hiervan. Dit vertrouwen is het fundament voor commitment. Transparantie over wat er gedaan moet worden. Maak duidelijke afspraken over besluiten, acties en planning.

Hanteer risico’s. Accepteer meningsverschillen en onzekerheden. Hou een riskassessment en besteed aandacht aan risico’s die het teamdoel bedreigen. Neem mitigerende maatregelen door de kans op een dreigende gebeurtenis te verlagen of verklein de mogelijke schade als een risico werkelijkheid wordt.

Vergroot de besluitvaardigheid binnen je team. Oefen met elkaar in het proces van besluitvorming. Laat je eventueel bijstaan door externe trainers.

Vergroot de conflictvaardigheid van teamleden. Afwijkende meningen en conflicten zijn nodig om te komen tot de beste oplossing, commitment, sterke relaties en effectief werken. Teamconflicten maken relevante zaken helder zoals problemen, belangen, concepten, ideeën en oplossingen in relatie tot de doelstelling van het team. Leer je team omgaan met conflicten. Benoem het ongemak en de voordelen van conflicten. Train je teamleden hierin. Ga bewust op zoek naar mogelijke conflicten en stel ze aan de orde. Voer het gesprek en hanteer de belangrijkste richtlijn: hard op de inhoud en zacht op de relatie.

Verbeter continu. Blijf met elkaar in de leer- en ontwikkelstand staan om flexibel te blijven, om werkprocessen steeds efficiënter en effectiever in te richten. Stap eens samen in de “helikopter”, om de zakelijke voortgang en de samenwerking kritisch te bekijken en waar nodig te verbeteren. Investeer hiervoor wekelijks minstens één uur aan.

Richt een eenvoudig teamstructuur in. Leg verantwoordelijk- en bevoegdheden zo laag mogelijk neer in je team. Gebruik liever een gedeeld waardensysteem op basis waarvan beslissingen in plaats van ingewikkelde procedures.

Werk aan een veilig werkklimaat. Omarm respectvol handelen. Wees een luisterend oor. Toon werkelijke interesse. Creëer ruimte voor gezelligheid en waar ieder zichzelf kan zijn. Neem het op voor je teamleden, ook in spannende tijden.

Bevorder durf en pioniersgeest. Verlaat gebaande paden bij het vinden van oplossingen, indien niet direct voorhanden. Vind binnen je team de trekkers met lef en passie.