Veranderen

Veranderen

Veranderen is inspelen op de omgeving om te overleven en, zo mogelijk, te groeien. Niet alleen in termen van marktaandeel en omzet, maar ook in termen van kwaliteit van mensen, producten en diensten.

Iedere dag worden er nieuwe stappen gezet in technologie en wetenschap waardoor ons leven verandert. Deze ontwikkelingen werken op allerlei manieren door in organisaties. Klanten stellen voortdurend hogere eisen aan de producten en dienstverlening. Klanten wisselen sneller en gemakkelijker van leverancier.

Het verandervermogen is een kritieke succesfactor.

De aanleiding voor veranderen kan enerzijds een externe oorzaak hebben zoals een ander economisch klimaat, nieuwe overheidsmaatregelen of hogere klanteisen, of anderzijds door interne impulsen zoals bijvoorbeeld milieuvriendelijker produceren of nieuwe technologie optimaal benutten.

Mensen hebben van nature weerstand tegen opgelegde veranderingen, zoals een nieuwe werkkring, reorganisatie, ontslag of pensioen. Dit soort veranderingen leiden tot een soort rouwproces met gevoelens van ontkenning, ontwijken, de vecht- of vluchtreactie of berusting.

Organisaties met veel niveaus tussen top en uitvoering zijn lastig te veranderen. Dit verschijnsel treedt ook op bij een verregaande taakdeling in verschillende afdelingen. De ver doorgevoerde hiërarchie en taakdeling belemmeren een gemeenschappelijk perspectief waarom verandering nodig is. Veranderingen stranden door onbegrip en omdat mensen gericht zijn op het werk van de eigen afdeling.

Veranderen zet bestaande machtsverhoudingen onder druk waardoor partijen zich richten op het veiligstellen van eigen belangen. Meestal roept de uitoefening van macht tegenkrachten op en leidt dat tot groeiende weerstand tegen verandering. Politiek spelletjes maken er de situatie meestal niet beter op.

Mensen hebben behoefte aan veiligheid, zekerheid en stabiliteit. Angst voor het onbekende, veranderingen in werkprocessen leiden tot grote onzekerheid. Wat meetelt zijn negatieve ervaringen van eerdere veranderingen.

Cultuur is een favoriet excuus waarom veranderingen moeizaam verlopen. Gedragspatronen en heersende normen belemmeren vernieuwing. Historische gebeurtenissen, omgangsvormen en gewoonten geven een organisatie identiteit en werknemers en klanten zekerheid. Het is de kunst tijdens een veranderproces de positieve cultuurelementen te benoemen en belemmerende gedragspatronen bespreekbaar te maken.

Veranderen betekent dat veranderingen nodig zijn in strategie, werkproces, structuur en cultuur. Het helpt niet om te beweren dat juist deze aspecten lastig zijn te veranderen, ze zijn immers het doel van de verandering. Mensen willen best veranderen, maar niet veranderd worden.

Veranderen is een werkwoord.

Voorbeelden van remmende krachten:

• onduidelijke visie, strategie en prioriteiten
• machtspelletjes
• passief defensief gedrag: afwachtend, vermijdend, steeds vragen om goedkeuring
• agressief defensief gedrag: oppositioneel, macht, competitief, perfectionisme
• te laag of te hoog tempo
• ad hoc besluiten die onduidelijkheid bevorderen
• stress en bovengemiddeld ziekteverzuim
• krimp en gevaar voor liquidatie

Voorbeelden van ondersteunende krachten:

• veranderen wordt ervaren als manier van overleven
• veranderen geeft mensen perspectief op de toekomst
• proactief ontwikkelen om de organisatiedoelen te halen is “Way of live”
• veranderen geeft medewerkers energie
• tevreden klanten
• tevreden en loyale medewerkers
• concurrentievoordeel, continuïteit

Wat je kunt doen

Ken de klantverwachtingen. Nodig drie klantgroepen uit (intern of extern) om eerlijk te zeggen door welke verandering jouw organisatie of afdeling hun eerste keus zou worden. Gebruik de inbreng als criterium waaraan jij je veranderingsplannen afmeet. Met welke veranderingen wordt voldaan aan de behoeften van de klant?

Formuleer een globaal masterplan. Denk daarbij aan aspecten als:

• aanleiding, doelstelling (What) en begrip (Why!)
• de mensen die de verandering leiden en steunen
• de wijzigingen in organisatiestructuur, werkprocessen en bemensing (how)
• milestones, die aangeven dat je op het juiste spoor zit
• criteria van behaalde resultaten
• manier om de vaart erin houden

Vertel het betekenisvolle verhaal. Beschik over, of creëer samen, een betekenisvolle en inspirerende visie en strategie. Vertel waarom verandering noodzakelijk is. Als medewerkers de redenen niet begrijpen, is het een natuurlijke reactie dat ze vasthouden aan dat wat veilig en vertrouwd is. Erken dat de huidige cultuur nadelig is voor het te behalen succes. Neem gevoeligheid in acht. Gebruik voorbeelden en mogelijke scenario’s om dit te illustreren. Kijk door de bril van de “tegenstanders” en doorgrond hun perspectief. Als je hun angst en problemen en werkelijkheid over het effect van de verandering begrijpt, kun je hun inzichten beïnvloeden. Laat alle medewerkers voelen hoe belangrijk hun bijdrage is om de verandering te realiseren. Vertel hen eerlijk wat de gevolgen zijn, wat er van hen wordt gevraagd, wat de voordelen voor hen zijn. Reik positief bewijs aan. Geef sprekende voorbeelden van geslaagde veranderingen waar niemand omheen kan.

Toon voorbeeldgedrag. Zorg dat je die supermanager bent. Dan ben je 100% geloofwaardig. Word de beste boodschapper van de verandering. Als jij je eigen geloofwaardigheid slechts een ruime voldoende geeft, zoek dan manieren om je status te verbeteren of zoek een andere boodschapper die “tegenstanders” kunnen overtuigen.

Vind initiatiefnemers, bevlogen koplopers. Onderzoek hoe je hen kunt inzetten om een nieuwe beweging op gang te zetten. Geef klimmers podium. Zorg voor een gemeenschappelijk idee over hoe toekomstig succes eruit ziet. Betrek anderen bij de vorming van dit gezamenlijk beeld.

Stel een KANS-team samen. De samenstelling bestaat uit een dwarsdoorsnede van je beste intiatiefrijkste doeners. Selecteer een gevarieerde samenstelling qua mensen, denk- en doestijlen, achtergronden, vaardigheden en kennis. Met hen heb je een grote kans om de eerste veranderingen succesvol aan te pakken en probleem creatief op te lossen.

Betrek anderen mensen erbij. Maak je initiatieven zichtbaar en nodig medewerkers uit om mee te denken. Zet prikkelende kansvragen uit. Gebruik flipovers en maak participatie mogelijk. Hou je werksessies openbaar en nodig iedereen uit om deel te nemen. Werkvormen als World Café zijn hiervoor uitermate geschikt.

Ga meteen aan de slag. Experimenteer! Ontdek wat wèl werkt en vergroot dat uit. Geef vernieuwing de ruimte en laat het even los van de bestaande structuren.

Focus op positieve mensen en bijdragen. Honoreer met name bijdragen die helpen om dichterbij je doel te komen. Geef azijnzeikers en klagers alleen podium als zij met oplossingen komen! Geef ruimte aan kansdenkers en leer van experimenten. Geef aan welk gedrag je van je medewerkers verwacht. Waardeer hen die experimenteren. Beloon gedrag dat voldoet aan die verwachtingen. Formuleer redelijke, stapsgewijs strengere sancties voor degenen die niet voldoen aan de verwachtingen (bijvoorbeeld stevige feedback, officiële waarschuwing, verbeteringsprogramma, ontslag). Als je als organisatie concurrerend wilt blijven, moet iedereen zijn bijdrage leveren.

Zorg dat iedereen het belang van zijn nieuwe rol bewust is. Laat zien dat ieders bijdrage nodig is, hoe relevant hun bijdrage is om veranderingen te realiseren. Laat hen weten dat je aan en gedacht hebt.

Stap voor stap. Zet elke dag een stap in de goede richting. Maak duidelijk dat het veranderingsproces stapsgewijs verloopt. Vraag anderen om de effectiviteit van elke stap te beoordelen. Geef hen het inzicht dat “iedereen in hetzelfde schuitje” zit. Formuleer specifieke doelen voor elke stap, zodat voltooiing van een stap succes betekent. Besteed uitgebreid aandacht aan dit succes. De voldoening over zo’n prestatie geeft energie en stimuleert mensen de volgende stap te zetten.

Maak succes zo snel mogelijk zichtbaar. Gebruik flipovers, intranet, video’s. ’t Maakt niet uit als het maar voor iedereen helder is dat de ingezette koers tot succes leidt. Hoe klein ’t resultaat is … het is positief en daarom het vermelden waard. Succes heeft een waanzinnige aantrekkingskracht. Beloon positief gedrag.

Maak verandering een prioriteit voor iedereen. Betrek iedereen vanaf het begin. Wat worden de nieuwe waarden en leidende principes?

• vraag iedereen om een bijdrage
• bouw vertrouwen op door te doen
• toon (nieuw) voorbeeldgedrag overeenkomstig de nieuwe cultuurkenmerken
• geef werknemers ruimte om te experimenteren en te leren
• luister naar nieuwe suggesties en handel daarnaar
• waardeer elke bijdrage dagelijks

Geef mensen prioriteit. Besteed tijd en aandacht aan mensen om hen door verandering te leiden.

Observeer de cynici, slachtoffers en passieve omstanders. Ervaar hoe ze anderen beïnvloeden en vind patronen. Ga na of zij worden beloond door positieve of negatieve aandacht. Oefen persoonlijke invloed op hen uit om een positieve bijdrage aan het veranderproces te leveren. Kijk ook naar je eigen houding en gedrag. Ga na welk gedrag je beloont met aandacht. Praat met hen. Stel vragen. Luister met begrip. Roep hun hulp in. Laat hen weten dat jij hun bijdrage nodig hebt. Mensen reageren vaak op gemeende belangstelling, een beetje extra aandacht en het gevoel dat je hen nodig hebt. “Wat zou volgens jou moeten veranderen?” of “Wat is er nodig om jouw betrokkenheid te verhogen?”.

Injecteer nieuw denken in je organisatie. Nodig inspirerende sprekers uit. Toon inspirerende video’s, eventueel via intranet. Vraag creatieve medewerkers om inspirerende posters, muismatten en startup schermen te ontwerpen. Bevorder het volgen van nieuwe trainingen. Experimenteer met nieuwe werkvormen om elkaar op een andere wijze te leren ke nnen. Kortom, doe het eens heel anders. Zelfs cynici, slachtoffers en passieve omstanders kunnen ontvlammen door de energie van enkele nieuwe denkers en doeners.