Zo gaat het nu elke dag, lijkt het wel.
Je weet zelf niet meer wat belangrijk is en welke prioriteiten je manager stelt.
Jouw concentratie neemt af en uiteindelijk kom je thuis met een onbehagelijk gevoel.
Door gebrek aan focus kiest men snel voor persoonlijk gewin en wordt veel potentieel onbenut gelaten, teamleden raken uitgeput en er blijven weinig winnaars over.
Wisselende opdrachten
Voorbeeld. Twee jaar geleden richtte organisatie ABC zich helemaal op het leveren van kwaliteit om zo de klanttevredenheid te verhogen.
Maar de directie en dan met name de controller, wil op kosten bezuinigen.
Dat lukte maar er kwamen steeds vaker ontevreden klanten aan de lijn.
Dat schept verwarring binnen het team. Wat is nu belangrijker? Kwaliteit of lage kosten?
Iedereen tevreden houden
Een onwenselijke situatie en een kweekvijver voor frustraties.
Jouw bijdrage wordt steeds minder gewaardeerd en als antwoord hierop ga je nog harder werken om iedereen tevreden te stellen.
Maar je weet ook dat dat niet langer zo door kan gaan.
Ongewenst personeelsverloop
Mensen willen graag weten waar ze voor werken.
De juiste dingen doen.
Zo niet, dan …
… blijven ambitieuze teamleden nog wel even op hun positie maar als ze de kans krijgen, verlaten ze de afdeling of organisatie om hun eigen weg verder te vervolgen.
Geef ze eens ongelijk!
Je team weer op het goede spoor zetten
Neem er wel even de tijd voor. Circa 8 uur, verdeeld over 2 weken.
Trap niet in de valkuil dat je dit allemaal in eentje waar kan maken.
Mooi niet, want dit is een proces van voortschrijdend inzicht.
Ben je er klaar voor?
In zes stappen focus creëren
Stap 1: Ontdek de trends en ontwikkelingen in je omgeving. Wat gebeurt er allemaal om je heen, bij leveranciers, klanten, concurrenten, in de maatschappij. Beschrijf de trends en ontwikkelingen en prioriteer deze.
Stap 2: Stel vast wat klanten echt belangrijk vinden. Voer eens een vrijblijvend gesprek met een klant of interne afnemer van jouw producten of diensten. Vraag eens door wat die nu echt belangrijk vindt. Het meeste kom je te weten van een ontevreden klant.
Stap 3: Wat zijn de ambities binnen jouw team. Vraag ieder teamlid waar die over 2 à 3 jaar wil staan. Wellicht weet je dit al en kun je hiervan een plaatje schetsen. Breng ook je eigen ambitie onder woorden. Want waar loop jij warm voor?
Stap 4: Overleg met collega’s en je leidinggevende. Deel vervolgens jouw bevindingen binnen de organisatie en vraag om reacties. Maak het niet te zwaar. Ga eens samen lunchen of drink eens samen een borrel na het werk. Zwengel de dialoog aan en kom een tot een heldere beeldvorming. Waar gaat het nu om in jouw organisatie? Hou het bij concrete eindconclusies: liever de feiten dan meningen of overtuigingen.
Stap 5: Werk van grof naar fijn. Nu je weet waar de organisatie voor staat, is het zaak dit te vertalen voor jouw eigen team. we hebben hier diverse praktische oefeningen voor. Bedenk wel dat je hier extra tijd voor moet reserveren. Niet alleen voor de oefening maar met name voor de follow up.
Stap 6: Zet alles op een flipover en maak het concreet. Als je de vorige stappen doorliep, heb je nu een schat aan informatie. Doe er wat mee, want je bent nu bijna bij je focus punt. Zet alle belangrijke bevindingen op een flipovervel:
- Relevante algemene trends zijn …
- Belangrijke ontwikkelingen bij leveranciers en klanten zijn …
- Onze klanten vinden het belangrijkst dat wij …
- Wij zullen moeten excelleren in …
- en dat betekent voor mijn team dat …
Het lijken open deuren en dat zijn ze ook. Toch helpt het je te komen tot focus. Je zult namelijk merken dat een aantal activiteiten of richtlijnen helemaal niet belangrijk zijn of erger nog … ontbreken. Je bent je nu bewust waar je je pijlen op moet richten. Focus!
Praktijkvoorbeelden
Een paar voorbeelden uit de praktijk. Natuurlijk is elke situatie uniek maar aan de hand van deze voorbeelden krijg je zicht op wat wij een focusformulering noemen.
- De afdeling Radiologie heeft tot doel binnen 4 uur uitslag te geven van een patiëntonderzoek. We zullen moeten excelleren in logistiek en organisatie.
- Klanten krijgen na een aanvraag via de mail, binnen 4 uur antwoord, en we bellen ook altijd na om toelichtende vragen te stellen. We willen hiermee de omzet met 50% verhogen.
En als we de verkeerde focus hebben?
Laatst was ik bij een organisatie waarbij de teamleden vooral declarabele uren moesten draaien. De teamleden zagen bij klanten heus wel meer mogelijkheden om meer omzet te maken, maar dit betrof dan diensten die andere afdelingen moesten uitvoeren. Ze lieten deze kansen schieten omdat dat hen veel (extra) tijd kostte. Je moet daarbij denken aan aanvullende acquisitie- en verkoopgesprekken en het construeren en uitwerken van offertes. Allemaal acties die je eigen targets onder druk zetten. Immers in die tijd had je ook declarabele uren kunnen maken.
De Teamleider ontdekte tijdens een lunchgesprek met een teamlid, dat de omzetpotentie voor de organisatie enorm kon toenemen. Het teamlid zelf was gefrustreerd omdat die het gevoel kreeg van “urendraaier” en voor andere zaken niet werd gezien, laat staan beloond. “Niemand weet wanneer ik een stap harder loop, waarom zou ik? Ik heb leuke klanten en ach de binding met de zaak … minimaal, laat mij maar lekker m’n gang gaan!”.
De interventie die de Teamleider deed, was een ommekeer van de afdeling. Hij belegde spontaan een aparte bijeenkomst en vroeg ieder teamlid naar trends en ontwikkelingen in de markt en ieders individuele ambitie. Ook spiegelde hij een horizon voor waar de afdeling over 3 jaar kon staan. Door een aantal van deze gesprekken, ontstond er een gezamenlijk beeld en scherpe focus.
Nu werden oplossingen veel sneller gevonden en geaccepteerd. De teamleden werken tegenwoordig meer in duo’s en follow-up gesprekken vinden structureel plaats en worden professioneel voorbereid. Op verzoek van het team wordt de individuele beoordeling uitgebreid met acquisitie-inspanning en percentage gescoorde offertes.
De teamleden hebben nu het gevoel bij één bedrijf te werken in plaats van een baan binnen hun eigen heilige afdeling. De omzet is na één jaar met 30% gestegen, minder personeelsverloop en de inzetbaarheid en flexibiliteit is toegenomen.
Conclusie
Als Teamleider ben je enorm geholpen als je een duidelijke focus ontwikkelt, liefst samen met je team en andere leidinggevenden.
Door focus creëer je richting, saamhorigheid en plezier in het werk.
Het zet aan tot actie en voedt de ambitie van je team!
