Besluitvorming

Besluitvorming

Zelfs een juiste beslissing is verkeerd als je die te laat neemt.

Besluitvorming is het proces van beslissingen nemen; een belangrijk onderdeel daar waar mensen samenwerken.

Besluitvorming hoort bij politiek. En bij politiek hebben we de macht verdeeld om tot goede besluitvorming te komen. Goede besluitvorming betekent dus goede politiek bedrijven: besluitgericht handelen.

Voorbeelden van remmende krachten:
  • ondoorzichtig besluitvormingsproces: besluitnemers en beslissingsproces zijn voor jou en je team onbekend
  • subjectief (persoons- of situatieafhankelijk)

Voorbeelden van ondersteunende krachten:

  • ondersteunt de realisatie van organisatiedoelen
  • transparant besluitvormingsproces: open, helder over waar en hoe de macht is geregeld
  • oplossings- en besluitvormingscriteria zijn bekend
  • besluiten worden op het juiste niveau genomen
  • belanghebbers worden betrokken bij het besluitvormingsproces
  • voldoende informatie beschikbaar

Wat je kunt doen om deze kracht positief te beïnvloeden

Zorg dat elk besluit het doel van de organisatie ondersteunt. Weet wat de prioriteiten zijn en welk effect jouw besluit veroorzaakt. Focus op wat belangrijk is.

Besluit op basis van minstens drie realistische alternatieven. Dat vraagt in de praktijk meer tijd maar er worden betere besluiten genomen als er meer keuzes gemaakt kunnen worden.

Analyseer welke belangrijke informatie ontbreekt. Bepaal welke informatie absoluut noodzakelijk is om een besluit te kunnen nemen. Is die niet beschikbaar? Maak dan een aanvullende risicoanalyse.

Geef aan wat de gevolgen van je besluit zijn. Bepaal met je team welke resultaten je verwacht op korte en middellange termijn. Je kunt hiermee ook nieuwe criteria en alternatieven ontdekken.

Klankbord je besluitvoornemens met een aantal stakeholders. Bespreek je voornemens en stel vast of jouw besluit de beste optie is. Vreemde ogen kunnen de degelijkheid van je besluit toetsen.

Volg een transparant besluitvormingsproces:

  • verken: wat is het probleem – het doel
  • stel criteria vast waaraan het besluit (de oplossing) moet voldoen
  • verzamel informatie
  • identificeer en evalueer mogelijke oplossingen
  • beoordeel het risicoprofiel van de beste oplossingen
  • besluit de meest gunstige oplossing.

Stel vast hoe je een besluit neemt:

  • op basis van consensus (unanimiteit)
  • bij meerderheid van stemmen, (bijvoorbeeld 50% of 70%)
  • door een delegatie van de organisatie: directie, MT, raad van commissarissen
  • door één persoon met diverse tussenvormen zoals bijvoorbeeld: leider neemt alle beslissingen (directief leiderschap); leider vraagt medewerkers om informatie en neemt zelf een besluit; leider overlegt met zijn medewerkers en besluit wordt gezamenlijk genomen; leider laat beslissing over aan zijn medewerkers (participatief leiderschap)

Simuleer situaties en besluitvormingsprocessen om elkaar snel te vinden wanneer nood aan de man is, bijvoorbeeld bij een crisissituatie.

Neem je verantwoordelijkheid. Bij (leidinggevende) functies horen verantwoordelijkheden en een gecalculeerd risico. Besluiten gaan altijd gepaard met risico’s. Bedenk en neem maatregelen om het risicoprofiel te optimaliseren. Verlaag de kans op een risicovolle gebeurtenis of beperk de gevolgschade.

Weet wie welke beslissingen mag nemen. Zorg voor voldoende gedelegeerde besluitvormers. Procuratiehouderschap is hiervan een sprekend voorbeeld. Geef beslissingsbevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie. Zorg voor competente, goed getrainde, verantwoordelijke en betrokken medewerkers. Geef hen beslissingsbevoegdheid in overeenstemming met hun houding, gedrag, vaardigheden en ervaring. Doe periodiek aan voortgangscontrole om risico’s te beperken.

Traceer beïnvloeders. Maak een stakeholdersanalyse om de beïnvloeders op een besluitvormingsproces op te sporen.

Beïnvloed het besluitvormingsproces. Geef antwoord op de volgende vraag: “Wie moet waarover een besluit nemen”. Ga met behulp van politiek programmeren het besluitvormingsproces beïnvloeden. Doorloop deze stappen:

  • probleembepaling
  • doelbepaling
  • positionering en rolbepaling
  • inzet van macht en communicatie
  • wie moet ik waarvoor inzetten
  • agenderen
  • bepalen van gespreksinzetten
  • uitvoeren van de gesprekken

Verbeter je voorbereiding en presentatie. Ga na welke criteria worden getoetst voordat een besluit wordt genomen. Beoordeel je presentatie:

  • contact met besluitnemers: probleem – probleemhebbers – doelstelling – rendement – oplossing
  • overtuigende argumenten in overeenstemming met criteria en doelstelling
  • een onweerstaanbaar plan waar alleen een ‘ja’ voor kan worden besloten

Start met een kleine beslissing. Splits grote beslissingen op in kleinere. Geef beslissers de tijd en invloed om hun inzicht en feedback te geven voor de plannen bij elke opeenvolgende stap. Geef hen de eer dat zij mede de koers bepalen. Vraag om een pilot en laat het doorslaand succes de basis vormen voor de grotere radicalere beslissing.




Klik dan op onderstaande button!