Communiceren

Communiceren

Communiceren is zo dicht mogelijk langs elkaar heen lullen.

[Kees van Kooten]

Communiceren is informatie uitwisselen. Hiermee maak je je wensen, meningen en behoeftes duidelijk.

De beste manier om je boodschap over te brengen is door totaal te communiceren wat wil zeggen dat je op verschillende manieren je boodschap overbrengt. Deze vormen worden tegelijk of naast elkaar gebruikt: mimiek, lichamelijk contact, oogcontact, melodie, intonatie, voorwerpen, foto’s, pictogrammen, tekeningen, spraak en gebaren.

Als we met elkaar communiceren dan gebruiken we veel zintuigtaal. “Ik zie jou dit doen…” of “Als jij nou eens beter luistert dan gaat het …”. We koppelen woorden aan onze representatie systemen, onze zintuigen. We kennen visueel (ogen), auditief (horen), kinesthetisch (voelen), gustatorisch (proeven), olfactorisch (ruiken) en auditief digitaal (denken).

Een boodschap komt over op basis van jouw lichaamstaal (55%) jouw manier van spreken (38%) en slechts 7% van de woorden die je gebruikt.

Voorbeelden van remmende krachten:

• boven gemiddelde faalkosten
• ontevreden klanten
• onnodige irritatie en conflicten
• lage veranderingsbereidheid
• bovengemiddeld ziekteverzuim
• irritatie en ongeduld wanneer een communicatiemedium problemen vertoont

Voorbeelden van ondersteunende krachten:

• hoge actualiteitswaarde
• snelle response op klantvragen via mail, WhatsApp, LinkedIn, Facebook of Twitter.
• tevreden klanten en medewerkers
• hogere veranderingsbereidheid, vergroot draagvlak en betrokkenheid
• verheldert en schept duidelijkheid
• verhoogt de kwaliteit
• verbetert de identiteit en het imago van de organisatie
• efficiënt en effectief

Wat je kunt doen om deze kracht positief te beïnvloeden

Gebruik zintuigtaal. Ontdek je eigen voorkeuren van je gesprekspartner door bijvoorbeeld met de vraag “Wat vind jij leuk aan vakantie?”. Als je doorvraagt zal je ontdekken wat de voorkeur van de ander is . Of die meer houdt van mooie vergezichten (visueel), goede gesprekken (auditief), of lekker in de zon bakken, wandelen of zwemmen (gevoel). Ieder mens heeft de voorkeur voor een type zintuigtaal. Ongeveer de helft van de mensen zijn plaatjespraters “Ik zie het mooie strand al voor me …” en een kleinere groep zijn gevoelspraters “Ik voel de warmte op mijn lichaam als ik op het strand lig te zonnen.”. Als jij in staat bent vast te stellen waar iemands voorkeur zit, sluit dan aan bij de woorden die de ander goed ontvangt. Hiermee verpak je je boodschap als het ware in een vorm die de ander vertrouwd overkomt. Gebruik deze techniek ook bij toespraken waar mensen zijn met verschillende voorkeuren. Als jij je verhaal lardeert met gevarieerde zintuigtaal dan bereik je meer mensen uit het publiek. Voorbeelden van predikaten zijn:

Visueel: (V) Auditief – (A) Kinesthetisch – (K) Auditief Digitaal

Ga met anderen om zoals je zelf ook benaderd wilt worden. Neem je eigen omgangsvormen eens onder de loep. Hoe jij reageert op voicemail, e-mail, sms, What’s app, memo’s etc. Kijk goed naar alle aspecten van de boodschappen die je uitzendt door de manier waarop je die communiceert. Mogelijk volgen anderen je voorbeeld.

Bouw relaties op. Beter communiceren start bij een goede relatie. Maak verbinding met een persoon voordat je overgaat tot de inhoud van je boodschap. Gun jezelf tijd voor informele gesprekken tijdens een lunch of diner.

Toon inlevingsvermogen, empathie. Spreek vertrouwen in iemand uit. Toon begrip, waardering en geef complimenten. Beeld je in hoe jij je zelf zou voelen in een besproken situatie en koppel dat terug door dit met gevoel uit te spreken. Toon interesse, knik en houd oogcontact. Laat je  gesprekspartner uitspreken en laat zijn zinnen afmaken. Begrijp wanneer iets pijnlijk voor iemand is en hou daar tactvol rekening mee. Toon geduld. Zo’n 70% van de mensen heeft wat tijd nodig om zich op hun gemak te voelen om ter zake te komen. Een drietal minuten is voldoende. Begin een gesprek met een onderwerp dat niet werk gerelateerd is.

Luister echt naar anderen. Wees hartelijk en vriendelijk. Stel vragen, verwelkom verschillende standpunten, bevorder de dialoog.

Omarm de waarde en voordelen van direct contact. Echte telefoon-, videogesprekken en ontmoetingen zijn het best.

Laat je team de communicatie verbeteren. Begin een gesprek met je team omdat je merkt dat de communicatie niet meer gladjes verloopt. Misverstanden liggen op de loer en zaken lopen moeizamer. Begin met het aangeven van je doelstelling: het verbeteren van de communicatie. Vertel je teamleden wat je de afgelopen periode merkte aan de communicatie, zaken die hierdoor fout liepen. Benoem wat hiervan de effecten zijn. Zorg dat mensen persoonlijk betrokken raken. Vraag of ze jouw waarnemingen herkennen. Laat hen de volgende vragen beantwoorden en op een geeltje noteren: “Wat schort er momenteel aan de communicatie? Wat ervaar jij als goede communicatie? Welke acties of veranderingen wil jij graag invoeren?”. Schrijf op drie flip-overvellen deze vragen en laat ieder teamlid zijn geeltjes op hierop plakken. Maak van je team drie subgroepen. Geef elke groep één van de vellen en laat hen de antwoorden sorteren op thema en maak een overzicht van de diverse meningen en ideeën. Bespreek te resultaten en maak een actieplan. Creëer een referentiepunt, een norm, voor wat jouw team als effectieve communicatie ervaart.

Respecteer diversiteit. Mensen met verschillende achtergronden, cultuur – geloofsovertuiging hanteren verschillende beleefdheden. Ontdek deze cultuurverschillen. Bespreek ze met elkaar. Dat leidt tot een gemeenschappelijke ervaring die wederzijds begrip, vertrouwen en respect in je team bevordert.

Maak bijeenkomsten plezierig. Maak van elk gesprek naast de informatiecomponent ook een plezierige ervaring. Wees hartelijk, vriendelijk en luister echt. Respecteer de tijd van anderen. Je zult verbaasd zijn hoe bereidwillig anderen meedoen aan als jij jouw besprekingen goed organiseert. Zo ontstaan gewoonten die ook doordringen tot de dagelijkse teamcommunicatie.