Systemen

Systemen

Een systeem is een als één geheel ervaren stelsel waarvan de elementen samenhangen. De elementen beïnvloeden elkaar doorlopend en werken toe naar een gemeenschappelijk doel. Voorbeelden van systemen zijn: biologische organismen (zoals het menselijk lichaam), de atmosfeer, ziekten, ecologische stelsels, fabrieken, chemische reacties, gemeenschappen, branches, gezinnen, teams en organisaties. We maken deel uit van tientallen verschillende systemen.

Voorbeelden van systemen die in organisaties voorkomen:

• administratie
• planning & voortgangscontrole
• productie
• voorraad
• inkoop en verkoop
• ICT

In de systeemtheorie wordt een systeem gezien als een geheel van elementen die elkaar wederzijds beïnvloeden en die een geïntegreerd geheel vormen. Het systeem zorgt voor de relatie tussen het input- en outputsignaal.

De kwaliteit van een systeem neemt toe als je de output voorspelt aan de hand van de input, proces- en stuurkenmerken. Het is belangrijk dat je de fouttolerantie van een systeem kent, met name bij levens- en organisatie kritische systemen.

Voorbeelden van remmende krachten:

• iets nieuws bedenken of invoeren wordt belemmerd
• staf bepaalt wat goed voor ons is
• dwingend
• inflexibel, star
• vertragend, bureaucratie
• fout – onjuist – verouderd

Voorbeelden van ondersteunende krachten:

• neemt werk uit handen, kostenbeheersing
• draagt bij aan efficiency en effectiviteit
• verhoogt de betrouwbaarheid
• ondersteunt besluitvormingsprocessen

Wat je kunt doen om deze kracht positief te beïnvloeden

Ken de belangrijkste systeemarchetypen. Deze archetypen kunnen nuttig zijn om modellen rond het systeem op te bouwen en te testen. In de meeste situaties is het nuttig om systeemdenken toe te passen om de werkelijke complexiteit alsmede de onderlinge verbanden tussen factoren weer te geven.

Krijg inzicht hoe het systeem werkt. Vind onderlinge relaties tussen de elementen van het systeem.

• geef aan wat het beginpunt of het probleem is
• benoem de effecten; “Als dit gebeurt, veroorzaakt dat …”
• plaats deze gebeurtenissen en acties in het diagram en verbind ze met pijlen
• beschouw dit proces als een continue oorzaak- en gevolganalyse
• verbeter de verbindingen of vind oplossingen voor knelpunten
• vind opties en acties die tot gewenste resultaat leiden

Hanteer stuurmechanismen van systemen:

• voorwaartse koppeling: meet de input en grijp direct in. Bijvoorbeeld: het pizzadeeg smaakt flauw –> voeg zout toe of een klant levert verkeerde ordergegevens –> koppel dit direct terug en vraag om de juiste gegevens.
• achterwaartse koppeling: meet de output en grijp in. Bijvoorbeeld: de pizza is aangebrand –> verlaag de oventemperatuur of verkort de baktijd.