Tijd

Tijd

Tijd heeft een sterke relatie met geld omdat veel tijd gerelateerde zaken aan geld zijn gekoppeld zoals: tarief per uur, aantal producten per uur, rente% per jaar. Of als je binnen 24 uur bestelt, ontvang je een interessante korting ontvangt.

Bij tijd wordt snel de relatie gelegd met tijdmanagement. Meer gedaan krijgen in minder tijd. Goed tijdmanagement zorgt voor een gevoel van (emotioneel) evenwicht. Daarbij ligt het accent op het bereiken van  een hoge productiviteit om doelen te realiseren.

Voorbeelden van remmende krachten:

• stress
• bovengemiddeld ziekteverzuim
• ontevreden klanten
• slechte leverbetrouwbaarheid
• hoog wrijvingsverlies

Voorbeelden van ondersteunende krachten:

• tevreden klanten
• tevreden medewerkers
• realistische doorloop- en levertijden
• goede planning
• hoge productiviteit

Wat je kunt doen om deze kracht positief te beïnvloeden

Stel prioriteiten. Jouw organisatie heeft grenzen aan beschikbare tijd. Bepaal aan de hand van strategische keuzes welke zaken voorrang krijgen en stel hiermee een meerjarenplanning op. Door te plannen, werk je richting je strategische doelen.

Formuleer tussendoelen. Verdeel de periode tussen nu en het strategisch einddoel in kwartalen of jaren en formuleer tussendoelen, milestones, om de voortgang te bewaken. De strategie gaat over de lange termijn. Beslissingen op middellange termijn vallen onder de tactische doelen. De korte termijn wordt operationeel genoemd.

Tijd gerelateerd aan organisatie, processen en productie

Verbeter de leverbetrouwbaarheid. Valideer de gebruikte plannormen. Kloppen die nog wel? Hou rekening met mogelijke vertragingen. Breng onderlinge afhankelijkheden in kaart en stem daar de tussenleveringen op af. Werk met geaccordeerde planregels. Weet wat de interne norm is. Stuur op bezetting en doorlooptijd. Geef de planner duidelijke kaders. Gaat bijvoorbeeld de voorkeur naar een hoge bezetting met relatief lange doorlooptijd of een lage bezetting waardoor korte levertijden mogelijk worden.

Verkort de doorlooptijd. Verkort machine- en productietijden. Verhoog de efficiency. Verlaag wachttijden van tussenvoorraden. Werk met prioriteitsregels. Besteed eventueel uit of realiseer extra productiecapaciteit door middel van overwerk, ploegendienst of inzet van flexkrachten. Verschuif knelpunten zoveel mogelijk naar de voorkant van het werkproces.

Verkort wachttijden. Richt parallelle werkstromen in. Of rangschik de wachtrij op basis van prioriteitsregels.

Verkort besluitvormingsprocessen. Leg bevoegd- en verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie. Werk veel voorkomende scenario’s vooraf uit. Stel criteria vast als basis voor oplossingen en besluiten. Beoordeel gemaakte besluiten achteraf op de bedrijfsnormen en –waarden. Verbeter, train en verhoog hiermee de slagkracht van jouw team.

Tijd gerelateerd aan team effectiviteit

Stel tijd beschikbaar voor experimenteren en leren.  Geef medewerkers “vrij besteedbare” tijd om persoonlijke experimenten uit te voeren.

Voer een strikt e-mail beleid. Natuurlijk is dit afhankelijk van de functie van mail. Is dit onderdeel van het werkproces. Stuur intern zo min mogelijk mail, liefst zonder cc of bcc. Vermijd een indekcultuur. Het voedt wantrouwen. Maak afspraken binnen je team mondeling. Hou zelf zo’n afspraak bij. Vraag niet om een mailtje om een afspraak te bevestigen.

Bel collega’s. Vijf minuten persoonlijk contact  is vele malen effectiever dan tien mails heen en weer versturen.

Gebruik intranet toepassingen. Er zijn handige projectmanagementtools waarbij je alle zaken rondom samenwerking en projecten centraal regelt. Denk aan: bestanden delen, actielijsten bijhouden, afspraken maken, planning. En voor spoedjes gebruik je sms of Whatsapp. Vanuit huis werken is hiermee ook goed geregeld. Gebruik een lokale database om artikelen, viceo’s, mindmaps en dergelijke op te slaan. Makkelijk en voor je team vindbaar en meteen te gebruiken.

Tijd plannen is tijd besparen. Maak een teamplan met terugkerende activiteiten, verlof en speciale projecten of taken. Vul accuraat jouw agenda in, zodat iedereen rekening kan houden met jouw agenda om afspraken in te plannen. Hou flexibiliteit in je agenda. Plan hoogstens 60 à 70% in. De praktijk leert dat mensen anders jouw agenda-afspraken gaan overrulen. Maak je agenda inzichtelijk voor anderen. Plan digitaal en deel dit met belanghebbenden. Neem eens een uurtje de tijd om de agendamogelijkheden te doorgronden. Vraag een ervaringsdeskundige naar tips en trucs.

Tijd gerelateerd aan persoonlijke effectiviteit

Je eigen tijd goed managen. Volg een cursus timemanagement waarbij niet de agenda centraal staat maar jouw doelen.